Absatzplanung : Datenberge im Griff

Mehr als 100.000 Artikel hat Böllhoff auf Lager. Von der simplen DIN-Schraube bis hin zu kundenindividuellen Sonderteilen. Verfügbarkeitsgarantie und Bestandsoptimierung unter einen Hut zu bringen, war für den deutschen Hersteller und Händler von Verbindungselementen und Verarbeitungssystemen also keine geringe Herausforderung.

Dass es schlussendlich eine Spezialsoftware löste, hatte einen langen Vorlauf. Über 300.000 aktive Artikel-Kunden-Kombinationen musste die zuständige Vertriebsmannschaft verwalten, um pro Kunde und pro Artikel eine Planzahl einzugeben. „Dabei haben unterschiedliche Quellen als Basis gedient“, erzählt Alexej Filippenko, der Projektleiter add*ONE Absatzplanung bei Böllhoff. „Die Daten wurden bearbeitet und über Schnittstellen ans ERP-System zurückgegeben. Der Planungsprozess funktionierte zwar gut, die Eigenleistung unserer Mitarbeiter war allerdings hoch.“ Mit einer neuen Planungsmethode sollten das Fehlerpotenzial minimiert und Transparenz geschaffen werden, um mehr Kontrolle gewährleisten zu können.

Um sich besser an den Marktbedürfnissen zu orientieren, war eine Optimierung des Planungsprozesses mit entsprechender IT-Unterstützung die logische Konsequenz. Zum einen galt es, Planungsaufwand und Komplexität zu minimieren. Zum anderen sollten auch Planungsqualität und Effizienz weiter erhöht werden. Der Startschuss erfolgte bereits 2010, als sich das Unternehmen entschloss, eine intelligente Add-on Planungssoftware einzusetzen. Die Entscheidung fiel auf add*ONE Absatzplanung des Aachener Softwarehauses Inform.

„Für uns war die Einführung eine spannende Aufgabe, da wir in diesem Zusammenhang auch einen passenden und in die ERP-Welt integrierten Planungsprozess designt und etabliert haben“, erzählt Alexej Filippenko. „Auch organisatorisch standen wir vor einer Herausforderung: Vor der Implementierung hat jeder Mitarbeiter die Planung für sich und seine Kunden gemacht, was Aufwand, Kontrolle und Überblick stark einschränkte. Heute haben wir die Planung von einem Mitarbeiter auf eine kleine Mitarbeitergruppe verlagert, die in den jeweiligen Geschäftsbereichen sitzt und die Absatzplanung verantwortet.“

Im Jahr 2016 erfolgte der nächste Schritt. Da Böllhoff ein Upgrade der Absatzplanung auf die neuste Version ansteuern wollte, prüfte das Unternehmen im Bereich der Planung Alternativlösungen – landete allerdings wieder bei Inform. „Der neuentwickelte Web Client auf Userseite erlaubt uns, den bisherigen Einsatz auf eigenen Servern zu ersetzen und eine über den Browser erreichbare, standortunabhängige Anwendung zu ermöglichen. Damit wurde das Betriebsmodell massiv vereinfacht“, sagt Christian Bender, Anwendungsentwickler bei der Böllhoff Gruppe. „Das Upgrade auf die neue Version der Software verlief einwandfrei und wurde zusammen mit Inform geplant und durchgeführt.“

Der neue Prozess, der sich bei Böllhoff nun etabliert hat, läuft in zwei Richtungen: Jeden Werktag werden Daten vom ERP-System über Schnittstellen an add*ONE übertragen. Standardmäßig werden diese Daten von add*ONE in jeder Nacht auch wieder ans ERP zurückgegeben. Für das Sortiment bei Böllhoff war jedoch ein wöchentlicher Datentransfer zurück ans ERP, jeweils am Sonntag, ausreichend. Die zentrale Planung arbeitet auf der Ebene Artikel-Lagerort; dezentral wird in den Niederlassungen hingegen auf der Ebene Kunde-Lagerort geplant. Die gesamtheitliche Planung wird anschließend an die Beschaffung weitergereicht.

Ein weiterer fester Bestandteil des Planungsprozesses ist, dass sich alle Vertriebsabsatzplaner aus den Niederlassungen in Deutschland, Österreich und weiteren Schwestergesellschaften mindestens einmal jährlich treffen, um über Prozessoptimierungen und mögliche Prozessänderungen zu diskutieren. Neben einem gestärkten Gemeinschaftsgefühl, werden dabei auch konkrete gemeinsame Ziele gefördert, zum Beispiel eine stetige Steigerung der Planungsqualität.

Das Tool dient den Verantwortlichen heute als strategisches Instrument, um eine fundierte Absatzplanung vornehmen zu können. Auch die Mitarbeiter sind mit der Software zufrieden. „Die Geschwindigkeit der Datenauskunft ist hoch. Auch kleinere Auswertungen sind jederzeit möglich, wenn Aussagen über einen bestimmten Kunden oder Geschäftsbereich schnell gefordert sind“, sagt Christian Bender. „Insgesamt passt das System mit der dahinterliegenden Datenbank sehr gut in unsere IT-Landschaft.“

Die Böllhoff Gruppe (Bielefeld) ist Hersteller und Händler von Verbindungselementen und Verarbeitungssystemen. Das eigentümergeführte Unternehmen bietet mehr als 100.000 lagergeführte Artikel. Böllhoff ist mit 2.800 Mitarbeitern in 24 Ländern tätig.

Inform (Aachen) ist auf Softwaresysteme spezialisiert, die auf mathematischen Optimierungsalgorithmen aus Fuzzy Logic, Operations Research und Statistik basieren. Hauptanwendungsgebiete sind Transportlogistik, Airport Resource Management, Personalplanung, Betrugserkennung, Produktionsplanung sowie Material- und Warenwirtschaft. Inform beschäftigt rund 600 Mitarbeiter.

Kristina Pelzel, Senior Vertriebsbeauftragte bei Inform, über die Kooperation in SCM-IT-Projekten.

dispo: Frau Pelzel, bekommen Sie von Ihren Kunden im Allgemeinen die Datenqualität, die Sie benötigen?

Kristina Pelzel: Im Bereich der Absatzplanung benötigt man im Grunde relativ wenige konkrete Daten, anders als etwa in der Disposition. Viel wichtiger ist in diesem Bereich das Expertenwissen der Planer im Unternehmen, vor allem, wenn es um signifikante Informationen über zusätzlichen Absatz geht. Hier treffen wir eher auf das Problem mangelnder Informationsweitergabe im Planungsprozess.

Aus welchen Quellen bekommen Sie üblicherweise die Daten?

Pelzel: Tatsächlich ist Excel das am häufigsten genutzte Tool in der Absatzplanung. Es gibt allerdings sehr unterschiedliche ‚Sprachen‘, oft auch innerhalb eines Unternehmens: Planung nach dem Warenwert zum Beispiel, oder auch nach Produktgruppen. Das mit Excel abzubilden, ist natürlich ein Problem.

Wissen Ihre Kunden zu Beginn eigentlich immer, worauf sie sich bei einem solchen Projekt einlassen?

Pelzel: Ja, ich erlebe im Allgemeinen einen sehr offenen, interessierten Markt. Aber natürlich ist entscheidend, die im Unternehmen Betroffenen möglichst frühzeitig an Bord zu holen. Der Umsetzung gehen oft monatelange Phasen mit Präsentationen voraus, oft besuchen die Unternehmen auch ihrerseits unsere Kunden, und zwar auch ohne uns als ‚Aufpasser‘. Es gibt übrigens auch einen gewissen Kulturwandel: Heute entscheiden viel stärker die operativ tätigen Mitarbeiter, nicht mehr nur das Management.

Kommt es auch vor, dass ein Kunde Absatzplanung will und dann etwas ganz anderes bekommt?

Pelzel: Da wir auch über gutes SCM-Know-how verfügen, müssen wir fast zwangsläufig über die Absatzplanung hinausschauen. Und es kommt tatsächlich vor, dass wir einem Kunden etwa sagen: ‚Ihr müsst in der Disposition ansetzen.‘ Letztlich geht es ja um eine integrierte Planung über alle Abteilungen der internen Wertschöpfungskette hinweg. Jede Form von Inseldenken müssen wir also vermeiden.