Case Study : Ende Bestände

Das Haupt-Betätigungsfeld der Österreichischen Post ist allgemein bekannt. Dass das Unternehmen darüber hinaus ein beachtliches Warensortiment handelt, vielleicht weniger. Neben Briefmarken und Verpackungsmaterial kann man in den 450 Filialen und bei 1.350 Post-Partnern etwa auch Handys, Bücher, CDs und saisonale Artikel kaufen – rund eine Million Stock Keeping Units verwaltet das Unternehmen an den zwei Wiener Lagerstandorten.

Die Verteilung, sagt Stefan Nemeth, erfordere „Fingerspitzengefühl“. Die einzelnen Filialen und Partner verkaufen sehr unterschiedliche Mengen, erzählt der Leiter Philatelie & Sortimentsmanagement der Post. Und Nachschub hat bisher jeder Standort selbst geordert. „Diese Prozesse waren sehr zeitaufwändig“, sagt Nemeth. „Außerdem führte die dezentrale Abwicklung dazu, dass einige Artikel zu hohe Reichweiten von bis zu zwölf Monaten hatten. Das hat unsere Bestände unnötig in die Höhe getrieben und viel Kapital gebunden.“ Gesucht wurde also eine Möglichkeit, die Disposition zu zentralisieren. Dafür wurde ein zentrales Dispositionsteam in der Unternehmenszentrale gegründet: Produktionssteuerung & Logistik. Und das arbeitet mit der Bestandsmanagementsoftware LogoMate von Remira.

LogoMate unterstützt die Tatsache, dass die Disposition bei der Österreichischen Post zweistufig erfolgt: Zum einen werden auf Basis der Bestandsentwicklung im Lager und der Lieferzeiten einzelner Artikel Bestellvorschläge für die Lieferanten generiert. Zum anderen wird aus dem Lager an die Filialen und Post-Partner disponiert.

Das Herzstück des digitalen Bestandsmanagements LogoMate ist die qualitative Absatzprognose. Sie berechnet unter Berücksichtigung der Verkaufshistorie die Absatzentwicklung auf Artikelstandortebene und liefert den Mitarbeitern präzise Bestellvorschläge. „Auf diese Weise versorgen wir unsere Niederlassungen nicht nach dem Gießkannenprinzip, sondern liefern Waren rein bedarfsbezogen“, erzählt Stefan Nemeth. „Aufgrund der unterschiedlichen Größe unserer Standorte ist das extrem wichtig.“ Das gesamte Standardsortiment wie Briefmarken, Paketboxen und Büroartikel disponiert die Österreichische Post mittlerweile automatisch. Dabei müssen die Bestellvorschläge aus LogoMate nur durch einen Disponenten geprüft und freigeben werden. Einmalartikel wie Zeitschriften, CDs oder DVDs, die nicht nachbestellt werden, verteilt die Software absatzgerecht an die Filialen. Dabei unterstützt das Verteilmodul LM push+, das anhand frei wählbarer Parameter die erforderlichen Warenmengen berechnet. So werden Rückläufer und Restbestände vermieden, die nicht mehr verkauft werden können.

Einige Lieferanten bieten ab einem Mindestbestellwert bessere Preiskonditionen an. Um davon zu profitieren, kann die Österreichische Post in LogoMate festlegen, bis zu welcher Artikelreichweite sich eine Bestellung finanziell rechnet. Das System füllt die Bestellungen dann automatisch auf die zur Erreichung der Frei-Haus-Grenze erforderliche Stückzahl auf. Gleichzeitig hilft die Berechnung des Sicherheitsbedarfs mit ABC/XYZ-Analysen dabei, Überbestände oder Out-of-Stock-Situationen zu vermeiden. Bei den Analysen werden die Produkte nach ihrem Anteil am Unternehmensumsatz klassifiziert und in die Kategorien Dauerartikel, Saisonware und Sonderangebote unterteilt. So ergibt sich ein differenziertes Bild, das eine präzise Sortimentsplanung ermöglicht.

Einmal im Monat veröffentlicht die Österreichische Post Sonderangebote ihrer Handelswaren. Diese Artikel müssen nachdisponiert werden, um im Aktionszeitraum in ausreichender Menge verfügbar zu sein. Das gelingt mit dem LogoMate-Modul LM promo+. Abgestimmt auf die jeweilige Preisgruppe und die Aktionshistorie eines Produkts, berechnet das Modul automatisch benötigte Zusatzmengen. Weil das tatsächliche Kaufverhalten nachträglich mit der Aktionsplanung verglichen wird, können Sonderangebote mit wachsender Zahl der durchgeführten Berechnungen immer präziser prognostiziert werden.

Unter den Saisonartikeln hat besonders das Geschäft mit Weihnachtsmarken eine große Bedeutung für die Österreichische Post. Stock-outs im wichtigen Weihnachtsgeschäft sind unbedingt zu vermeiden. Daher arbeitet die Post zur Kalkulation der Marken mit einem jährlichen Forecast. Dieser ermöglicht eine höhere Genauigkeit beim Bestellen der Sondermarken. Stefan Nemeth: „Früher hat jede Filiale auf den Gesamtlagerbestand zugegriffen und sich bei Aktionswaren einen Puffer zugelegt. Die Verteilung der Artikel war nicht transparent, einige Produkte waren schon in der Saison ausverkauft.“ Durch die zentralisierte Disposition laufen die Prozesse jetzt viel geregelter ab, und drohende Out-of-Stocks werden erkannt, bevor es zu Lieferengpässen kommt.

Seit der Einführung der Bestandsmanagementsoftware hat die Österreichische Post ihre Bestände um zehn Prozent gesenkt – bei einer gleichzeitigen Steigerung der Verfügbarkeit um bis zu 15 Prozent. Das liegt unter anderem an einer höheren Bestandsgenauigkeit: Es werden nur noch solche Artikel bevorratet, an denen tatsächlich Bedarf besteht. In der Folge konnte der Logistikbetrieb sowohl die Sicherheitsbestände als auch die Wahrscheinlichkeit von Stock-outs reduzieren. Durch die zentrale Abwicklung der Verteilprozesse entfällt für die Mitarbeiter in den Filialen und bei den Post-Partnern außerdem der aufwändige Dispositionsaufwand.

Die Österreichische Post AG machte mit rund 20.500 Mitarbeitern zuletzt einen Umsatz von knapp zwei Milliarden Euro – davon rund 500 Millionen im Bereich Paket und Logistik. Die Post ist derzeit in elf europäischen Ländern tätig, vor allem im Paket-Bereich. Das Unternehmen ist zu rund 53 Prozent im Besitz der ÖBIB, der Rest verteilt sich auf private und Institutionelle Investoren.

Die mittelständische Remira GmbH (Bochum) ist auf IT-Lösungen zur Optimierung von Bestandsmanagement, Absatzplanung und Disposition spezialisiert. 1994 gegründet, betreut das Unternehmen aktuell rund 600 Installationen bei über 150 Kunden weltweit.