Case Study : Wie SKF das Lager von Elsinghorst neu aufgestellt hat

Natürlich hatte Elsinghorst längst eigene Systeme. Der Bocholter Werkstoff- und Werkezeug-Großhändler betrieb Lagermanagementsysteme, die einerseits die Verwaltung der Bestände und Bestellungen automatisierten und andererseits den Gesamtbestand so justieren sollten, dass die gewünschte Verfügbarkeit erhalten blieb. Sebastian Brinks, dem Datenexperten des nordrhein-westfälischen Mittelständlers, wollte mehr: „Angesichts der Fortschritte in der Informationstechnik schwebte uns eine leistungsfähigere Lösung vor, die den Warenbestand quasi ,selbsttätig‘ überwacht, die erforderlichen Bestellungen automatisch auslöst und außerdem den Warenfluss analysiert.“

Fündig wurde Elsinghorst bei der SKF-Gruppe – beziehungsweise deren „Vendor Managed Inventory“-System. Das VMI-System ist ein digitales Management-Tool für Lagerbestände, das die Planung auf Basis von gemeinsam definierten Sortiments- und Servicevorgaben automatisiert. „Es passt die Bestandsplanung dynamisch an das Bestellverhalten der Kunden an und optimiert dadurch den Lagerumschlag und die Verfügbarkeit“, erklärt Jürgen Schäfer, Kundenbetreuer bei der deutschen SKF. „Außerdem senkt das VMI den Verwaltungsaufwand des Händlers, indem es unter anderem die benötigten Produkt-Nachbestellungen bei SKF automatisch in Gang setzt.“

Die Kooperation war für beide Seiten absolutes Neuland: Für die SKF gab es in Deutschland noch keine Referenzfälle beziehungsweise Experten. Und Elsinghorst hatte es plötzlich mit einer ungewohnten Unternehmens-Dimension zu tun, wie sich Dennis Seeger vom Einkauf bei Elsinghorst erinnert: „Das war für einen Mittelständler wie uns durchaus eine Herausforderung, weil wir es plötzlich mit IT-Fachleuten in Warschau und Logistik-Spezialisten von SKFs europäischem Distributionszentrum im belgischen Tongeren zu tun bekamen.“

Ein Großteil der Kommunikation lief demzufolge auf Englisch ab, und Kommunikationsbedarf gab es reichlich: „Beispielsweise mussten wir unsere vorhandenen Waren-Datensätze erst mal ins neue System übertragen“, erzählt Sebastian Brinks. „Dafür existierte zwar eine Art Formblatt, aber um die technische Anbindung bis zur Funktionstüchtigkeit voranzutreiben, waren viele Detailgespräche erforderlich“. So galt es unter anderem, diverse Schnittstellen zu definieren und sich über Kompatibilitäts-Aspekte auszutauschen, um den gegenseitigen Datentransfer sicherzustellen. „Hinzu kamen einige Debatten über Themen wie Einkaufsmengen oder Durchsätze“, sagt Dennis Seeger.

Nachdem alle Rahmenbedingungen erfüllt waren, ging das System im Sommer 2015 erstmals live. Im Rahmen des anfänglichen Probebetriebs justierte Elsinghorst gemeinsam mit den SKF-Experten noch einige Parameter nach. „Außerdem haben wir täglich manuell überprüft, ob die Vorschläge des Systems zur Bestandsbereinigung beziehungsweise -auffüllung überhaupt Sinn haben und ob die entsprechenden Bestellungen auch tatsächlich rausgegangen sind“, erinnert sich Brinks. „Zu Beginn waren nicht nur wir Projektleiter, sondern beispielsweise auch unsere Vertriebler etwas nervös“, gesteht Seeger, „schließlich wollten die Kollegen nicht mit leeren Händen vor den Kunden stehen müssen, weil der Bestellvorgang versagt.“

Was allerdings nicht eintrat. „Das VMI gleicht unsere Lagerbestände und Abverkäufe ständig ab. Die kontinuierlichen Berechnungen zur Bestandsplanung funktionieren ebenso zuverlässig wie die Bestellungen. Außerdem warnt uns das System sogar vor, wenn sich mal ein zu geringer Bestand anbahnt. Alles zusammen vermittelt inzwischen eine Sicherheit, die wir uns zuvor kaum vorstellen konnten“, sagt Sebastian Brinks. „Darüber hinaus erhalten wir jeden Monat Statistiken mit wichtigen Kennzahlen. Und die lassen keinen Zweifel daran, dass wir unser Lager im besten Sinne ,gesundschrumpfen‘ konnten: Unser Gesamtbestand ist drastisch gesunken, während sich Umschlagshäufigkeit und Verfügbarkeit enorm verbessert haben“, sagt Dennis Seeger.

Interessanter Nebeneffekt der Kooperation: Auch SKF profitiert (abgesehen vom Auftrag selbst), wie Jürgen Schäfer erzählt: „Durch die direkte Händler-Anbindung an unsere Infrastruktur können wir letztlich unsere eigene Lagerhaltung optimieren, den Vertrieb besser planen und unsere Produktion effektiver auf Nachfrageschwankungen einstellen.“

Die G. Elsinghorst GmbH (Bocholt, NRW) ist ein mittelständischer Großhändler für Stahl und Werkstoffe bzw. Werkzeuge und Industriebedarf. Elsinghorst beliefert mit rund 200 Mitarbeitern an fünf Standorten Kunden aus Industrie, Handwerk, Baugewerbe, Hallenbau sowie Betriebe der öffentlichen Hand.

Die schwedische SKF-Gruppe (Göteborg) bietet Produkte in den Bereichen Wälzlager, Dichtungen, Schmiersysteme und Mechatronik-Bauteile. Hinzu kommen Dienstleistungen wie technischer Support, Wartung und Instandhaltung sowie Engineering-Beratung und Training. Die in 130 Ländern präsente Gruppe erwirtschaftete mit weltweit 46.000 Mitarbeitern rund 78 Milliarden Euro Umsatz.

Diese Story finden Sie auch in dispo Ausgabe 5/2018.