Steigende Nachfrage bei Einkaufslösungen : All-in-One vs. Best-of-Breed: Ein neuer Blick auf bewährte Ansätze

Erste Schritte der Digitalisierung des Einkaufs begannen mit Speziallösungen in einzelnen Teilbereichen – zum Beispiel für Sourcing, Vertrags- und Lieferantenmanagement oder Rechnungslegung. Solche Insellösungen werden der digitalen Transformation des Einkaufs in den letzten Jahren jedoch immer weniger gerecht: Globale Herausforderungen wie Unsicherheiten über Handelspolitik, mögliche Strafzölle und Disruptionen in der Lieferkette, Inflation und volatile Rohstoffpreise, intensive und verändernde Regulierungen haben den Druck auf den Einkauf deutlich erhöht. Zugleich müssen die Beschaffer ihre Entscheidungen immer schneller und fundierter treffen.

Diese komplexen Herausforderungen sind ohne leistungsfähige digitale Lösungen nicht mehr zu bewältigen. Infolgedessen hat sich die Nachfrage nach Source-to-Pay-Anwendungen (S2P) deutlich verstärkt. Einkäufer setzen verstärkt auf Komplettlösungen, die den gesamten Beschaffungsprozess von der Ausschreibung über die Bestellung bis hin zur Bezahlung (Source to Pay) abdecken. Doch entsprechende Lösungen versprechen nicht nur eine Effizienzsteigerung der Einkaufsprozesse, sondern bieten auch die Integration in Drittsysteme und Funktionen zur Datenanalyse. Der Einkauf erhält schneller Zugriff auf alle Informationen des Source-to-Pay-Prozesses und kann Lieferkettenrisiken deutlich schneller und strukturierter bewerten als mit in die Jahre gekommenen Insellösungen.

Beschaffungsorganisationen haben also eine klare Präferenz für All-in-One-Plattformen entwickelt. Diese Entscheidung folgt dem Wunsch nach Automatisierung, Transparenz und einer hohen Benutzerfreundlichkeit sowie einer möglichst pragmatischen Umsetzung internationaler Regularien. Die Vorteile einer durchgängigen Lösung überwiegen die potenziellen Vorteile hochspezialisierter Einzellösungen, zumal sich die oft sehr unterschiedlichen Systeme verschiedener Hersteller nur mit hohem Aufwand miteinander integrieren lassen. 

Damit sind Best-of-Breed-Anwendungen aber keineswegs überflüssig geworden. Vielmehr zeichnet sich eine Neupositionierung ab: Sie finden nun ihre Nische in der Ergänzung von Source-to-Pay-Plattformen. Ein Beispiel dafür sind Unternehmen, die den Großteil ihres Spend-Volumens für Baumaterialien einsetzen. Eine spezialisierte Best-of-Breed-Lösung kann unter anderem Stücklisten verarbeiten, die von Architekten und Bauplanern im sogenannten GAEB-Format bereitgestellt und für Ausschreibungen genutzt werden. Auch Anforderungen wie zuverlässige Daten von CO₂-Emissionen eingekaufter Rohstoffe oder Zwischenprodukte, Risikoinformationen von Lieferanten oder elektronische Signaturen, können moderne All-in-One-Plattformen meist in Form spezieller Erweiterungen bereitstellen.

• Nahtlose Integration

All-in-One-Plattformen bieten eine nahtlose Integration verschiedener Funktionen und Werkzeuge. Dies eliminiert die Notwendigkeit, sich mit der komplexen und oft kostspieligen Integration unterschiedlicher Softwarelösungen auseinandersetzen zu müssen.

• Einheitliche Datenbasis

Eine der größten Stärken von All-in-One-Lösungen ist die Schaffung einer einheitlichen Datenbasis. Dies ermöglicht eine automatische Datensynchronisation zwischen den einzelnen Anwendungen und schafft einen "Single Point of Truth" – eine Voraussetzung für fundierte, abteilungsübergreifende Entscheidungen.

• Echtzeit-Aktualisierungen und umfassendes Reporting

Integrierte Plattformen ermöglichen Aktualisierungen in Echtzeit und bieten umfassende Reporting-Funktionen. Dies erhöht die Qualität der Beschaffungsentscheidungen, verbessert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und reduziert Fehlerquoten.

• Effizienz und Transparenz

Durch den Einsatz von All-in-One-Plattformen wird der  Source-to-Pay-Prozess schneller, effizienter und transparenter. Dies ist besonders wichtig in einem Umfeld, in dem schnelle und fundierte Entscheidungen zunehmend an Bedeutung gewinnen.

• Verbesserte Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz

Durchgängige All-in-One-Plattformen verfügen über eine einheitliche Benutzeroberfläche. Dies erleichtert die Bedienung, vereinfacht den Einkaufsprozess und erhöht die abteilungsübergreifende Akzeptanz der Lösung durch die Mitarbeiter.

Die Anschaffung einer All-in-One-Plattform auf SaaS-Basis ist zweifellos eine größere Investition. Dazu gehören die laufenden Lizenzkosten sowie der Implementierungsaufwand und das Anwendertraining. Doch die Lösungen sind meist modular aufgebaut: Unternehmen können je nach ihrem technisch-organisatorischen Reifegrad frei entscheiden, welche Funktionalitäten sie benötigen und welche Abteilungen außerhalb des Einkaufs sie können – beispielsweise die Kreditorenbuchhaltung oder das Vertragsmanagement. Da die Funktionen bereits vollständig in die Software integriert sind, ist der Aufwand für eine spätere Nutzung relativ gering.

Den höheren Anfangsinvestitionen stehen massive Einsparungen bei den laufenden Kosten gegenüber: Neue Implementierungen und Integrationen, wie sie bei Best-of-Breed-Tools gang und gäbe sind, erübrigen sich bei All-in-One-Lösungen. Die Wartung einer integrierten Plattform ist zudem deutlich einfacher. Außerdem bekommen Unternehmen mit einem integrierten System in aller Regel auch eine einheitliche Benutzeroberfläche für alle Stakeholder. Das bedeutet für die Praxis: Nutzer müssen sich nicht für jede Funktion an eine neue Oberfläche gewöhnen, was einen taktischen Vorteil im „War for Talents“ bedeuten kann.

Der noch immer sehr junge technologische Trend der Integration von Künstlicher Intelligenz wird den Einkauf und auch die Kreditorenbuchhaltung spürbar produktiver machen. Mögliche Anwendungen sind die Extraktion spezifischer Informationen aus Texten, die Erstellung nutzerspezifischer Zusammenfassungen langer Textdokumente, die automatisierte Formulierung und Anpassung von Angeboten und Verträgen sowie Chatbots, die Fragen mithilfe von Informationen aus dem vorhandenen Material beantworten können. Die Anbieter von Source-to-Pay-Software arbeiten derzeit intensiv an der praktischen Umsetzung solcher KI-gestützten Anwendungen. KI-Systeme benötigen immer Zugriff auf eine möglichst umfassende Datenbasis. Daher sind All-in-One-Lösungen mit ihrer gemeinsamen Datenbasis klar im Vorteil.

Die Debatte rund um All-in-One- und Best-of-Breed-Lösungen hat sich weiterentwickelt. Während integrierte Plattformen zunehmend die Kernprozesse des Source-to-Pay-Zyklus abdecken, finden Best-of-Breed-Lösungen ihre Nische in der Bereitstellung spezialisierter Informationen und Funktionen, mit denen sie All-in-One-Plattformen ergänzen. Für die meisten Unternehmen bietet ein All-in-One-Ansatz mit der Option zur Integration spezialisierter Best-of-Breed-Lösungen den optimalen Weg. Dies ermöglicht es, von den Vorteilen einer durchgängigen Plattform zu profitieren, ohne auf hoch spezialisierte Funktionen verzichten zu müssen.

Der Autor, Jan-Hendrik Sohn, ist Vice President Sales Central & Northern Europe bei Ivalua.