Daten Demokratisierung : Mitarbeiter als Schnittstelle für das Datenmanagement

Dass Daten wertvoll sind, ist den meisten Unternehmen durchaus bewusst. Erst allmählich setzt sich allerdings die Erkenntnis durch, dass es nicht reicht, Daten einfach nur anzusammeln und einigen ausgewählten Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Stattdessen müssen Unternehmen die Daten auf breiter Front zugänglich machen – sowohl für klassische Büroangestellte als auch die Frontline Worker in der Logistik, der Lieferbranche, im Einzelhandel und der Fertigung.

Davor ist es aber wichtig, Daten gesamtheitlich zu erfassen, denn korrekte Daten sind entscheidend etwa für optimales Lieferkettenmanagement. Doch wie motiviert man Mitarbeitende am besten, Daten zu einzupflegen, wenn sie es nicht unbedingt müssen?

Kai Hoberg von der Kühne Logistics University und Experten der University of Sydney haben in einer neuen Studie untersucht, wie Unternehmen ihre Mitarbeitenden optimal motivieren können. Dabei standen LKW-FahrerInnen eines Postbetreibers in Australien im Fokus der Studie.

Um die Zustellrouten zu optimieren, sollten sie Daten über die Zustellprozesse zwischen Verteilerzentrum und EndkundInnen erfassen. Die Aufgabe war auf den ersten Blick simpel: Die FahrerInnen sollten zum Beispiel erfassen, wie viele mit Paketen gefüllte Gitterboxen sie vom Versandzentrum zum Großkunden transportiert und abgeliefert hatten.

„Häufig fehlten diese Daten aber“, berichtet KLU-Professor Kai Hoberg. „Die Dateneingabe wurde offensichtlich eher als lästige Tätigkeit wahrgenommen, die nicht unmittelbar zur Wertschöpfung beiträgt.“ Ein häufiges Problem in der Logistik.

Die Forscher konnten schnell belegen, dass mehr Stress und Erschöpfung die Anzahl der erfassten Gitterboxen immer weiter sinken ließen. Aber wie kann die Datenerfassung verbessert werden? Am erfolgreichsten erwies sich eine Intervention des Managements.

„Mitarbeitende mit besonders schlechter Datenerfassung wurden von den Vorgesetzten direkt angesprochen. Im persönlichen Gespräch wurde erklärt, warum es wichtig ist, die Daten korrekt zu erfassen“, sagt Hoberg. Zusätzlich wurden die Mitarbeitenden durch Ankündigungen an den Schwarzen Brettern informiert.

Mit sichtbarem Erfolg: Die Compliance-Rate der Datenerhebung konnte von 66 auf 88 Prozent gesteigert werden und das, ohne die Vergütung anzupassen. „Unsere Ergebnisse unterstreichen, wie wichtig Motivation, gute Schulung und Feedback an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind“, sagt Hoberg. Zusätzlich sollten Unternehmen über Anerkennung und Belohnung für die gute Mitarbeit nachdenken – z.B. in dem man erfolgreichen Teams einen gemeinsamen Restaurantbesuch spendiert.

Und auch Technik könnte hier einmal mehr ins Spiel kommen: „Möglich wäre es, dass das System den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern direkt nach der Eingabe eine Rückmeldung gibt, zum Beispiel einen digitalen Award“, sagt Hoberg. Solch eine direkte Rückmeldung könne die Compliance noch einmal verbessern.

Sind die Daten erstmal erfasst, müssen sie auch breit zugänglich gemacht werden. In diesem Zusammenhang fällt häufig der Begriff „Daten-Demokratisierung“, der meint, dass alle Mitarbeitenden einfachen Zugang zu Daten erhalten, sie verstehen und sinnvoll nutzen können. Dabei seien laut Scandit drei Faktoren ausschlaggebend.

Vertrauen in Daten: Die Basis für die Daten-Demokratisierung ist eine genaue Erfassung von Daten, denn nur wenn alle Daten zuverlässig und korrekt sind, können Mitarbeitende ihnen vertrauen. Für die meisten Unternehmen geht es dabei nicht nur um Daten aus der digitalen Welt, sondern auch von physischen Objekten und Abläufen im Verkaufsraum, im Lager, in der Fertigungshalle oder bei der Zustellung von Lieferungen. Dort werden moderne Technologien für Smart Data Capture benötigt, um Informationen zu Produkten, Teilen und Sendungen zusammenzutragen. Diese Informationen müssen Unternehmen dann aber auch auswerten und die gewonnenen Erkenntnisse an die Mitarbeitenden zurückspielen.

Einfacher Zugang zu Daten: Damit Mitarbeitende für sie aufbereitete Daten abrufen können, brauchen sie einfach nutzbare Tools, die auf ihre jeweiligen Aufgaben zugeschnitten sind und ihnen genau die Informationen liefern, die sie im Moment benötigen. Bei Büroangestellten ist das kein größeres Problem, da sie üblicherweise über einen eigenen Rechner verfügen und vielfältige Analytics-Anwendungen nutzen können.

Frontline Worker hingegen müssen sich Geräte häufig teilen – das kann ihren Zugang zu Daten und Datenauswertungen einschränken. Zudem sind sie auf mobile Lösungen angewiesen, die physische Objekte identifizieren, in Echtzeit mit Daten aus Backend-Systemen verknüpfen und schnell leicht verständliche Informationen für die folgenden Arbeitsschritte und Entscheidungen liefern. Ideal sind hier Apps für Smart Data Capture auf einem Smartphone, da sie leicht zu bedienen sind, Daten sehr genau erfassen und sowohl optisches als auch akustisches und haptisches Feedback liefern können.

Datenkompetenz und Selbstvertrauen: Damit Mitarbeitende von der Daten-Demokratisierung profitieren, müssen sie Datenkompetenz aufbauen. Dabei geht es nicht nur um Schulungen, damit sie ein tieferes Verständnis von Daten entwickeln und ihre Aufgaben effizienter erledigen können. Vielmehr ist auch grundlegendes Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten, Daten zu interpretieren und sinnvoll zu nutzen, gemeint.

Einer der besten Wege, Kompetenzen und Vertrauen aufzubauen, sind intuitive Tools, die den Umgang mit Daten erleichtern, sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügen und einen echten Nutzen bringen. Unternehmen müssen diese Tools in enger Abstimmung mit den Abteilungen und Mitarbeitenden entwickeln, die sie künftig nutzen sollen – schließlich kennen sie ihre Arbeitsabläufe und typischen Herausforderungen im Arbeitsalltag am besten.

„Die Demokratisierung von Daten sichert Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile, da insbesondere auch die Frontline Worker von der Macht der Daten profitieren“, betont Christian Floerkemeier, CTO und Mitgründer von Scandit. „Da sich Technologien, Abläufe und Kundenanforderungen kontinuierlich weiterentwickeln, ist Daten-Demokratisierung kein Projekt, das irgendwann abgeschlossen ist, sondern ein fortwährender Prozess, der die Nutzung von Daten in allen Unternehmensbereichen immer weiter vorantreibt und verbessert.“