Gastkommentar : Lieferantenmanagement für EPU

Am Beginn steht der Kriterienkatalog – das gilt für Konzerne ebenso wie für Einzelunternehmer. Um herauszufinden, welche Lieferanten die gewünschten oder geforderten Leistungen, Produkte und Services tatsächlich anbieten, bietet sich das Internet als Quelle an.

B2B-Plattformen und Business-Portale wie wlw oder Europages richten sich speziell an Nutzer aus dem geschäftlichen Umfeld. Sie greifen auf vorselektierte Quellen und Daten zurück.

Suche und Anzeige der Treffer sind auf B2B-Plattformen strukturierter aufgebaut als in allgemeinen Suchmaschinen wie Google oder Yahoo. Sie geben detaillierte Informationen und Marktübersichten und arbeiten mit Spezifizierungen: So können beispielsweise nur Anbieter in der Umgebung oder in einem bestimmten Ort, eines ausgewählten Unternehmenstypus oder auch mit bestimmten Zertifizierungen, DIN-Normen oder Unternehmensgrößen und Absatzgebieten angezeigt werden.

Das Firmenprofil jedes Anbieters enthält die direkte Kontaktmöglichkeit und weitere Informationen zum Unternehmen. Bei wlw können neben Produktkategorien jetzt auch ganze Produktsortimente und ihre Details eingesehen werden, wie detaillierte Produktinformationen, Produktbilder, Videos, Preisangaben, Lieferfristen und andere nützliche Zusatzinformationen.

Nach der Recherche und einer ersten Vorauswahl folgt die umfassende Bewertung infrage kommender Zulieferer oder Dienstleister. Zunächst müssen die jeweiligen Bedürfnisse bestimmt und dazu passende Bewertungskriterien festgelegt werden. Es hat Sinn, Kriterien zu wählen, die messbar sind, also etwa Preise und Zahlungsbedingungen, Qualität, Lieferzeiten und Liefertreue oder Umgang und Reaktionszeiten bei Reklamationen und Serviceanfragen.

Für die Vorauswahl können Unternehmen die Informationen auf den Firmenwebseiten und Firmenprofilen nutzen, die von den B2B-Plattformen und Business-Portalen zur Verfügung gestellt werden. Auf Basis der zusammengetragenen Daten und Fakten geht es dann an die direkte Kontaktaufnahme mit den möglichen Lieferanten. Dies kann beispielsweise über eine konkrete Angebotsanfrage erfolgen.

Bei einer längerfristig geplanten Zusammenarbeit in größerem Umfang oder hinsichtlich sehr präzise auszuführender Dienstleistungen sind Fragebogen beziehungsweise eine Selbstauskunft empfehlenswert. Erstbemusterungen, Arbeitsproben oder bei Software auch Testzugänge oder Demos sind vor der Entscheidung für einen Lieferanten in jedem Fall hilfreich und sollten angefordert werden können.

Sind nun alle gewünschten Informationen eingeholt, kann eine fundierte Entscheidung für einen oder mehrere Anbieter getroffen werden. Ein gezieltes Vorgehen bei der Lieferantenbewertung ist nicht nur während des Auswahlprozesses sehr dienlich, es kann auch später immer wieder zum Einsatz kommen.

Um das Lieferantenmanagement zu vereinfachen, gibt es verschiedene Softwarelösungen. Das Angebot im High-End-Bereich ist nicht gerade klein: Branchen-Größen wie SAP SRM oder Pool4Tool bieten Lösungen mit sämtlichen Elementen eines modernen Lieferantenmanagements von der Lieferantenauswahl bis hin zur konkreten Maßnahmenplanung.

Wichtige Funktionen sind neben der Erstellung und Archivierung von Bestellungen, das Speichern und Verwalten von Adressen auch das Hinterlegen von Informationen und Dokumenten zu einem Lieferanten. Hinzu kommen zahlreiche Zusatzfunktionen wie die Verwendung einer globalen Produktkalkulation.

Solche Tools sind auf mittelgroße Unternehmen, Großunternehmen und internationale Konzerne ausgerichtet. Für kleine und mittlere Unternehmen liegen die Kosten für diese professionellen Softwarelösungen allerdings oft nicht im Rahmen ihrer Möglichkeiten.

Viele kleine und mittlere Unternehmen nutzen Bürosoftware wie „Büro easy“ von Lexware, „WISO Mein Büro“ von Buhl oder „blue office“ der Blue Office Consulting AG. Bei diesen Softwarelösungen ist Lieferantenmanagement integriert. Etwas fortgeschrittener ist die Software „Warenwirtschaft“ von Lexware.

Neben kostenpflichtigen High-End-Lösungen und Bürosoftware gibt es auch kostenfreie Online-Tools für den Einsatz im Lieferantenmanagement. wlw bietet zum Beispiel die Möglichkeit, eine Merkliste mit wichtigen Lieferanten zu erstellen und diese mit einer E-Mail anzuschreiben.