Digitale Wende : Wie viel Papier steckt trotz Digitalisierung in der Logistik?

Wie viel Zeit lässt sich einsparen, wenn der Frachtbrief digitalisiert wird? Diese Frage wollte Maersk genau beantwortet wissen und verfolgte den Transport eines Kühlcontainers von Kenia bis in die Niederlande. Die Antwort liegt nicht etwa bei ein paar Stunden – das dänische Logistik- und Transportunternehmen kam zum Schluss, dass mit digitalen Frachtpapieren die Reise nur 24 statt 34 Tage gedauert hätte. Immerhin mussten an die 30 Personen verschiedener Organisationen für den Kühlcontainer unterschreiben.

Dass die Umstellung auf eine papierlose Logistik viele Vorteile bringt, ist also kein Mythos. Trotzdem können sich viele Logistiker, wenn sie auch an die Chancen der Digitalisierung glauben, nicht konkret vorstellen, was die Abschaffung des Papiers bringen soll.

Laut einer Studie der Münchner Schunck Group vergangenen Herbst haben immerhin 63 Prozent der deutschen Logistikunternehmen vor, bald digitaler zu arbeiten. Einige geben als Grund an, dadurch ihre Prozesse effizienter gestalten zu wollen – doch andere begründen das Vorhaben mit Kundenanforderungen und Wettbewerbsdruck. Man könnte hier also herauslesen, dass viele eine Digitalisierung zwar für notwendig halten und auch akzeptieren – aber nicht ganz verstehen, wieso. 25 Prozent der Befragten geben auch an, die Digitalisierungsanforderungen ihrer Kunden nicht genau benennen zu können.

Außerdem planen ganze 37 Prozent überhaupt keine baldigen Schritte hin zur Digitalisierung. „Das Ergebnis, dass weit mehr als ein Drittel der befragten Betriebe gar nicht plant, künftig digitaler zu arbeiten, hat mich sehr überrascht“, sagt Thomas Wicke, Geschäftsführer von Schunck. Er war davon ausgegangen, „dass 100 Prozent mit „ja“ darauf antworten.“

Mehr als die Hälfte der Studienteilnehmer aus der Logistikbranche sind sich nicht sicher, welche Auswirkungen die Digitalisierung ihres Betriebs haben wird. Immerhin glauben nur 2,5 Prozent, dass dadurch Arbeitsplätze abgebaut würden. „Andere Branchen sind da deutlich pessimistischer“, so Wicke. 38 Prozent glauben aber, dass Kosten eingespart werden könnten.

Und damit hätten sie aller Wahrscheinlichkeit nach recht. Schon der Umstieg von einer analogen Rechnungsablage auf eine digitalisierte erspart Zeit, die Arbeitskräfte anderswo einsetzen können.

Doch Digitalisierung ist nicht gleich Digitalisierung. Wie hoch die Zeit- und in weiterer Folge Kostenersparnis ist, liegt auch am System, das eingesetzt wird. Ein Enterprise Content Management System, kurz ECM, kann eingescannte Rechnungen digitalisieren und ablegen – doch keine Informationen verarbeiten, so Russ Hubbard, Chief Revenue Officer vom Software-Unternehmen Ephesoft.

Er erklärt, dass das Handling von Rechnungen, Auftragsbestätigungen und anderen Dokumenten nur dann nachhaltig automatisiert werden kann, wenn das System intelligente Entscheidungen trifft. Dafür muss es erstens den Dokumenttyp erkennen und zweitens enthaltende Daten identifizieren können. Schon der erste dieser beiden Schritte bedeutet eine erhebliche Reduzierung manuellen Aufwands.

Eine smarte Lösung kombiniert KI mit Optical Character Recognition, also optischer Zeichenerkennung. Damit ist es für das System kein Problem, Dokumente in verschiedenen Sprachen und Layouts zu identifizieren.

Ein weiteres Asset ist Maschinelles Lernen – stößt ein intelligentes System auf ein Identifikationsproblem, wird ein menschlicher Mitarbeiter benachrichtigt. Seine Entscheidung ist dann Lernbasis für die KI, die beim nächsten ähnlichen Problem vielleicht schon selbst agieren kann. Gerade bei internationalen Unternehmen, deren Dokumente in verschiedenen Sprachen sind, kann eine entsprechende Entlastung nur Kosten sparen. Laut Hubbard macht sich die Investition oft schon nach wenigen Monaten bezahlt.

Auch beim digitalen Frachtbrief im Gegensatz zum haptischen wird nicht nur Zeit gespart, wie Maersk schlussfolgerte, sondern wohl auch viel Geld. Der niederländische Frachtführerverband TLN schätzt das Einsparpotential auf vier Euro pro Frachtbrief. Das wären in Deutschland bei rund 150 Millionen Frachtbriefen jährlich 600 Millionen Euro. Die WKO spricht sogar von 4,50 Euro Ersparnis pro Dokument. Schließlich müssen Frachtdokumente die Ware in dreifacher Ausfertigung begleiten und anschließend verpflichtend für sechs Jahre archiviert werden. Der deutsche Bundesverband Güterkraftverkehr Logistik und Entsorgung und der Deutsche Speditions- und Logistikverband wollen daher wenig überraschend schon seit Jahren den Umstieg auf den E-Frachtbrief. Auch die Weitergabe von Informationen in Echtzeit birgt viele Vorteile.

In Österreich wickelt die Rail Cargo Group bereits einen Großteil der Sendungen mittels elektronischen Frachtbriefs ab. 2017 sparte sie laut eigenen Angaben auf diese Weise 41 Tonnen an Papier ein. In den Niederlanden, Belgien und Luxemburg wird derzeit der digitale Frachtbrief im Rahmen eines dreijährigen Projektes getestet. Die spanischen und französischen Grenzen akzeptieren ebenfalls die papierlose Variante.

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