Case Study : Prozessautomatisierung durch Low-Code-ERP

Asphaltbeläge müssen vielen Anforderungen standhalten: Lärmschutz, Umweltschutz, Performance, Langlebigkeit und vieles mehr. Die Ruthmann GmbH aus Hückelhoven bietet dabei die Transportlogistik für passende Zusatzstoffe wie Fasern und Additive für den jeweils gewünschten Asphalt als auch die Entwicklung von Speziallösungen und neuen Produkten.

Als internationaler Player mit einer großen Kunden- und Produktdiversität muss das Unternehmen komplexe Geschäfts- und Logistikprozesse beherrschen – Einkauf, Transport und Verkauf mit vielen Sonderwünschen und Marktherausforderungen auf globaler Ebene, gesteuert aus Hückelhoven. Da viele Jahre dieser Prozesse von Hand aus Excel und Outlook heraus gelenkt wurden, erwuchs daraus zunehmend ein Ressourcen- und damit ein Wachstumsproblem.

„Diese Komplexität mit den einfachen Microsoft-Bordmitteln tagtäglich im Griff zu haben, bedeutete, dass wir uns immer mehr verbiegen und uns an unsere Prozesse anpassen mussten, was zu einer hohen Belastung für unser Team geführt hat“, erklärt Daniel Kiven, Leiter Innendienst und begleitender Projektleiter für die Softwareintegration im Hause Ruthmann. „Wir wollten endlich davon weg und suchten eine neue ERP-Lösung, die äußerst flexibel und dennoch weitestgehend automatisiert arbeitet. Eine ERP-Lösung, die die komplexen Prozesse, die bisher großen manuellen Aufwand erforderten, im Griff hat“. Als Ergebnis einer Marktrecherche und einiger Testläufe mit verschiedenen Softwarelösungen entschied sich die Ruthmann GmbH im Jahr 2021 für die Gebra-IT aus Aachen.

Drei Forderungen standen ganz oben auf der Wunschliste von Ruthmann: Möglichst hohe Automatisierung bislang manuell abgearbeiteter Geschäfts- und Logistikprozesse, hohe Flexibilität sowie Anpassungsfähigkeit an die hoch komplexen Prozesse. „Wir wollten uns einfach nicht mehr verbiegen, sondern die Software automatisiert ihre Arbeit erledigen lassen“, erzählt Kiven weiter.

Diese und einige weitere Wünsche konnte das Team der Gebra-IT dem Kunden erfüllen. Mit einer selbst entwickelten ERP-Plattform auf Basis von Low-Code wurde zwischen November 2021 und Oktober 2022 die vollständige Einführung des ERP-Systems umgesetzt.

„Ausschlaggebend für die Auftragserteilung an Gebra-IT war die Tatsache, dass das Unternehmen mit Low-Code eine auf unsere ganz speziellen Besonderheiten bei den Einkaufs-, Verkaufs- und Logistikprozessen zugeschnittene Software konfiguriert und zusammengebaut hat, die jederzeit anpassbar und erweiterbar ist. Diese Flexibilität und die Reduzierung unseres Arbeitsaufwandes durch einen hohen Verzahnungs- und Automatisierungsgrad der Prozesse waren entscheidend“, fährt Daniel Kiven fort.

Die neue ERP-Lösung aus der Cloud vereint erstmals alle Kernbereiche des Unternehmens: Einkauf, Verkauf, Transport und Logistik, Kundenmanagement und Personal in einer Software. Diese enge Verzahnung sorgt dafür, dass Prozesse aus unterschiedlichen Bereichen endlich auf Knopfdruck oder sogar vollautomatisch ablaufen.

So wird beispielsweise über einen erfassten Kundenauftrag automatisiert eine Lieferantenbestellung und auch ein Transportauftrag generiert. Dabei können spezielle Kundenwünsche wie Palettentausch, Staplerentladung beim Kunden, Dokumente inklusive Barcodes oder Analysezertifikate berücksichtigt werden. Sämtliche Daten der Kundenbestellungen werden ohne erneute Eingabe automatisch in notwendige Lieferantenbestellungen und zum Teil auch an Transportunternehmen übergeben.

Komplizierte Dreiecksgeschäfte oder Drittlandlieferungen vom Stückgut bis hin zu Containerlieferungen mit allen nachfolgenden Prozessen werden auf Knopfdruck ausgelöst. Internationale Fracht- und Intrastat-Meldungen generiert die Software automatisch aus der einmal ausgefüllten Auftragsmaske.

„In dieser Konstellation können wir endlich mit wenigen Klicks unterschiedlichste Mengen- und Preisgerüste abrufen, die wir bisher manuell über viele Umwege zusammengesucht haben. Außerdem wurden Zusatzmodule wie Umsatzauswertungen, Kundenmanagement und Arbeitszeitkontrolle in die neue Lösung integriert.“

Zu Beginn der Zusammenarbeit schauten sich die Experten der Gebra-IT die vielen verschiedenen Abläufe mit Abhängigkeiten und Sonderfällen genauestens an. Dadurch, dass die Software Gebra-Suite die allermeisten benötigten Prozesse an Bord hat, brauchte das Team, bestehend aus ERP-Beratern und Mitarbeitern von Ruthmann, per Drag & Drop lediglich die Bausteine zusammenzufügen und an die Prozesse des Kunden anzupassen. Es entstand ein ERP-Maßanzug.

Am Anfang stand erst mal ein Grundsystem mit Standard-Prozessen: Bestellung kommt rein, Ware wird beim Lieferanten bestellt und per Transportunternehmen zum Auftraggeber transportiert. Mit der Zeit wurden dann die vielen Sonderfälle wie internationale Geschäfte, Containertransport nach Übersee, Spezialentwicklung eines neuen Produkts, Analysezertifikate ohne Extra-Prüfung usw. eingepflegt. Zudem wurden viele Automatismen eingebaut, die die Prozesse vereinfachen.

Eine der wichtigsten Aufgaben einer ERP-Lösung ist die Unterstützung und Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie deutlich mehr Transparenz. Für die Ruthmann GmbH waren die obersten Ziele die Verminderung des manuellen Arbeitsaufwandes und die Ablösung von den bisherigen Tools hin zu einem möglichst hohen Automatisierungsgrad bei den Prozessen. Diese Ziele wurden voll erreicht.

„Die Lösung der GEBRA-IT funktioniert weitestgehend automatisiert, sodass sich der manuelle Arbeitsaufwand unserer Mitarbeiter deutlich verringert. Wir haben jetzt schon eine hohe Arbeitszeitersparnis und eine deutlich bessere Übersicht zu aktuellen Aufträgen erreicht. Aber wir wollen noch mehr. Auch wenn wir sehr zufrieden mit dem aktuellen Ergebnis sind, arbeiten wir weiterhin an neuen Modulen und Lösungen, um unsere Prozesse zu verkürzen und unseren Aufwand zu reduzieren“, resümiert Daniel Kiven.