Lieferkette : In vier Schritten zur transparenten Supply Chain

Ab 2023 gilt für deutsche Unternehmen ab 3.000 Arbeitnehmern das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), das Unternehmen in die Verantwortung nimmt, Schädigungen der Umwelt und Menschenrechtsverletzungen zu identifizieren und zu vermeiden. Bei Verstößen können empfindliche Bußgeldzahlungen von bis zu zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes drohen. Das Problem: Zurzeit fehlt vielen Unternehmen der Überblick über ihre Dokumente – trotz der Transparenzpflicht, die ihnen das Gesetz auferlegt.

Mindbreeze hat einen Leitfaden erstellt, der mithilfe einer Wissensmanagementlösung in vier Schritten zu einer transparenteren Lieferkette führt. „Wir wissen aus zahlreichen Gesprächen mit unseren Kunden, dass vielerorts immer wieder mit großem Aufwand nach richtigen Informationen gesucht werden muss, da Fachabteilungen ihre Dokumente in den unterschiedlichsten Lösungen speichern“, erklärt Gerald Martinetz, Head of Presales bei Mindbreeze.

Schritt 1: Daten indizieren

Zwar sind die meisten Informationen in den Unternehmen vorhanden, liegen aber unsortiert in unterschiedlichen Formaten und Datenquellen vor. Als Grundlage für ein effektives Management der Lieferkette müssen die Daten jedoch indiziert und zentral gesammelt werden. Erst dadurch lassen sich Menschenrechtsverletzungen und Schädigungen der Umwelt schnell identifizieren. Entscheider sind somit in der Lage, rasch Auskunft zu erhalten und zu informieren. Beispiel: Ein Zulieferer aus einem Nicht-EU-Land berichtet in einer E-Mail über Lieferengpässe durch eine Umweltkatastrophe. Verantwortliche sind hier gut beraten eine weitere Recherche anzustellen, um dem LkSG zu entsprechen. Moderne Wissensmanagementlösungen durchsuchen nicht nur Verträge und Angebote, sondern auch alle weiteren Quellen. So erhalten Entscheider sämtliche Informationen, die im konkreten Kontext wichtig sind und andernfalls vergessen worden wären.

Schritt 2: Entitäten erkennen

Sind die Daten einmal gesammelt und in einen Index überführt, gilt es diese zu analysieren und gewinnbringend zu nutzen. Eine innovative Wissensmanagementlösung erkennt entsprechende Entitäten und stellt sämtliche Daten die auf Basis von Datumsinformationen, bestimmten Keywords, Personen oder Verträgen gesammelt wurden, in umfassenden 360-Grad-Sichten zur Verfügung. Auf diese Weise erhalten Entscheider jene relevanten Informationen, z.B.: wo das Produkt verwendet worden ist, welche Ressourcen zur Herstellung genutzt wurden und wer die Ansprechpartner sind. Unternehmen sind so in der Lage, ihrer Sorgfaltspflicht nachzugehen und Verträge zu ändern oder zu kündigen, die nicht dem neuen Lieferkettengesetz entsprechen.

Schritt 3: Informationen extrahieren und semantische Beziehungen feststellen

Eine effiziente Wissensmanagementlösung ermöglicht es, Informationen und Metadaten aus Dokumenten zu extrahieren und mit anderen Produkten zu verknüpfen. Beispielsweise können verschiedene Verträge zu einem Produkt, von der Lösung als zusammengehörend erkannt und verknüpft werden. Das verschafft Entscheidern einen zentralen und zuverlässigen Anlaufpunkt für das Supplier-Management. Zusätzlich ermöglicht das System, relevante Passagen aus einem Vertrag zu extrahieren und neue ebenso wie alte Lieferanten schnell und ohne aufwendiges Suchen zu vergleichen. Dadurch lassen sich alte Verträge kontrollieren und bei Bedarf anpassen. Neue können direkt entsprechend den Anforderungen des Gesetzes aufgesetzt werden.

Schritt 4: Tagging von Taxonomien

Meist werden nicht alle Informationen eines Unternehmens ordentlich und transparent in Dokumenten hinterlegt. Wichtige Informationen zu Zulieferern sind vielleicht nur in einer E-Mail-Konversation gespeichert oder nur in einer Zoom-Aufzeichnung festgehalten worden und können leicht verloren gehen. Um das zu vermeiden, ist Tagging entscheidend. Es ermöglicht dem Unternehmen, unstrukturierte Informationen zu kennzeichnen, um sie mithilfe der Wissensmanagementlösung zu indizieren, zu integrieren und die entsprechenden Dokumente aufzufinden. Lieferanten, die Verstöße aufweisen, sind somit schnell ermittelt und bleiben nicht länger im Chaos der Dokumente verborgen.

Zentraler Vorteil einer Insight Engine: Sie kann für Transparenz sorgen, ohne dabei aufwendig in vorhandene Systeme integriert werden zu müssen. Die Lösungen agieren unabhängig vom restlichen IT-System und durchsuchen KI-basiert die vorhandenen Daten-Pools auf allen Plattformen des Unternehmens – egal ob es sich dabei um einen On-Premises-Server handelt oder SharePoint. Vorhandene Strukturen bleiben unverändert und auch das Personal muss sich nicht umgewöhnen. Über eine Software-Oberfläche erhalten Verantwortliche die Chance, wichtige Informationen schnell und verlässlich zu finden. Hinzu kommt, dass eine derartige Lösung auch Anwendung in anderen Abteilungen wie dem Customer Service oder in der Finanzabteilung für Rechnungen findet – ohne Migrationsaufwand und unter Beibehaltung der bestehenden Ablagestruktur. Auf diese Weise lässt sich mit einer flexiblen Informationsaufbereitung im Datenwirrwarr eines Unternehmens ganz einfach Transparenz schaffen.