Gastbeitrag : The Future of Yard Management: kontaktloses und digitales Yard Management

Kontaktloses Yard Management orientiert sich im Wesentlichen an einer vollständig papierlosen und Device-/App-gesteuerten Yard-Abwicklung für LKW-Fahrer:innen und das involvierte Logistikpersonal am Standort. Ursprünglich aus sicherheitsrelevanten Aspekten heraus entstanden (zum Beispiel der Vermeidung von Unfällen, indem Fahrer:innen ihre Kabine möglichst wenig verlassen sollen etc.), hat das Thema „Contactless Yard Management“, also die kontaktlose oder kontaktarme Yard-Abwicklung, durch COVID-19 nochmal einen deutlichen Schub bekommen.

Ein zentraler Treiber des Yard Managements der Zukunft ist natürlich die Digitalisierung. Auch diese hat nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie in vielen Bereichen der Arbeitswelt einen großen Sprung gemacht. Immer häufiger kommt nun beispielsweise der Ansatz „Bring Your Own Device“ (BYOD) zum Einsatz. Kein Wunder, sind Smartphones und ebenso Tablets heutzutage eigentlich überall Standard.

Auch in der prozessualen Abwicklung auf dem Werksgelände bringt BYOD viele Vorteile mit sich: Schließlich ist es möglich, alle relevanten Kommunikations- und Yard Prozesse so zu gestalten, dass sie problemlos auf dem Device des Fahrers durchgeführt werden können. Auf die Installation von unzähligen verschiedenen Einzel-Apps wird dabei übrigens verzichtet. Stattdessen rücken Progressive Web Apps (PWA) ins Zentrum der Kommunikation auf dem Werksgelände – ein großes Plus an Komfort und Sicherheit für alle Beteiligten.

Ein wichtiger Baustein des Yard Managements der Zukunft ist eine präzise Vorausplanung der logistischen Aktivitäten auf dem Werksgelände. Dazu gehört die gemeinsame Abstimmung von Be- und Entladeterminen mit Speditionen oder Transportdienstleistern. Die Integration der Partner erfolgt dabei über entsprechende Web-Portale, auf denen alle Beteiligten die relevanten Auftragsinformationen abrufen, Zeitfenster gebucht und Dokumente austauschen können. In der Folge werden sämtliche Prozessschritte transparent dokumentiert.

Eine Kernfunktion stellt der Abgleich zwischen Be- und Endladekontingenten mittels Zeitfenstermanagement-Funktionen dar. Kritisch ist hier jedoch zu betrachten, dass es sich bei der Terminbuchung um eine reine Absichtserklärung beider Seiten handelt. Insofern ist ein Zeitfenstermanagement für die Kapazitätsplanung bis zum Ankunftstag des jeweiligen Transports zu sehen – in der Realität kann sich die Ankunftszeit schließlich aufgrund von Staus usw. mehrfach verschieben und muss somit dynamisch in die Planung einbezogen werden.

Weitere kollaborative Prozesse sind zum Beispiel die Integration der Avisierung (z. B. welche Mengen zu welcher Zeit angeliefert werden) und die Durchlaufzeitenberechnung im Yard bzw. Lager aufgrund der avisierten Mengeninformationen. Insgesamt sorgt die Kollaboration zwischen den einzelnen Geschäftspartnern über digitale Plattformen so für erhöhte Transparenz und größere Prozesssicherheit.

Kommt ein LKW am Werksgelände an, erfolgt die Anmeldung heute immer noch klassisch: nämlich manuell beim Pförtner. Etwas fortschrittlicher sind da schon Kiosk-Terminals. Bei einer kontaktlosen Anmeldung hingegen kann der Fahrer den Check-in bereits aus der Kabine heraus vornehmen, und zwar ganz bequem mit seinem eigenen Device per PWA.

Sollte kein Zeitfenster im Voraus gebucht worden sein, muss bei der Anmeldung unmittelbar eine Integration in die Be- und Endladeplanung erfolgen. Auch die Fahrerunterweisung, Belehrungen und sonstige sicherheitsrelevante Informationen können selbstverständlich ebenfalls entweder per App oder Terminal kontaktlos dokumentiert werden, was den Check-in-Prozess verkürzt – und in Pandemiezeiten sicherer macht.

Vor allem in Europa aber auch in vielen anderen Ländern gibt es oftmals Sprachbarrieren zwischen Logistikpersonal und LKW-Fahrer:innen. Hier können Yard Apps eine wertvolle Hilfestellung bieten: Informationen, Anweisungen oder Abrufe zum Ladetor erfolgen leicht verständlich und zeitlich terminiert via Smartphone oder Tablet. So das Logistikpersonal per Device in seiner Muttersprache mit den Fahrer:innen kommunizieren und umgekehrt.

Wichtig! Die Nutzung von Web Apps gegenüber fest auf dem Smartphone oder Tablet installierten Apps zur Kommunikation im Yard erhöht die Bereitschaft zur Nutzung um ein Vielfaches. Durch QR-Codes und freies WLAN für die Fahrer:innen können Eintrittshürden ebenfalls drastisch reduziert werden.

Die Auslastung und die Durchlaufzeiten auf dem Werksgelände werden durch verschiedene Faktoren beeinflusst. Oftmals scheint es, dass es primär werks- oder lagerinterne Ziele zu erfüllen gilt. Dazu zählen beispielsweise eine geglättete Auslastung aller Yard-Ressourcen während des Tages, geringer Leerlauf oder eine permanente Auslastung der Ladestellen mit geringen Wartezeiten für die Speditionen. Auf der anderen Seite spielen Ziele wie die Einhaltung von Wunschlieferterminen des Kunden eine Rolle bei der Durchlaufoptimierung. Solche kritischen Termine müssen bei der Betrachtung der Reihenfolge der Beladung ebenfalls mit Priorität berücksichtigt werden.

Grundsätzlich ist bei der Auslastung der Ladenstellen vor allem das Zusammenspiel zwischen verschiedenen Systemen (WMS, TMS, Zeitfenstermanagement usw.), Prozessen (Inbound, Outbound usw.), Ladestelleneigenschaften und Echtzeitinformationen von Bedeutung. Echtzeitinformationen aus LKW-Telematik-Systemen, aber auch aus den integrierten Systemen, sind die Basis für eine permanente Ladestellensteuerung und somit der Durchlauf- und Auslastungsoptimierung auf dem Werksgelände.

Mit zunehmender Größe des Werksgeländes werden die Prozesse im Yard immer stärker entkoppelt. Ein Beispiel: Ein Fahrer kommt auf einem zentralen Parkplatz an und registriert sich. Etwas später wird er abgerufen und fährt daraufhin an die Ladestelle. Hier kann es sein, dass er noch einmal gepuffert wird, bevor die Beladung beginnt. Erst dann erhält er die notwendigen Dokumente, dokumentiert die Ladungssicherung, die er zuvor ausgeführt hat und checkt schließlich aus. All diese Aktivitäten können die Durchlaufzeit auf dem Yard beeinträchtigen. Daher ist es wichtig, die Orchestrierung des gesamten Prozesses zu überwachen und bei Abweichungen bestenfalls automatisch umplanen zu können.

Be- und Endladeprozesse laufen in der Regel in entsprechenden WMS- oder MES-Systemen (Manufacturing Execution System) ab. Wenn es sich um eine Bulk-Verladung, z. B. von Flüssigkeiten handelt, sogar mehrheitlich im MES. Als wesentliche Bestandteile in einem optimalen Yard-Prozess sollten WMS und MES eng mit dem Yard Management gekoppelt sein, um die einzelnen Abläufe bestmöglich miteinander zu synchronisieren. Hier sind einige Beispiele für neuralgische Punkte zwischen den Systemen:

• Abgleich von Ladestellenressourcen und Übergabepunkten (z. B. das Lagertor): WMS und YM greifen auf die gleichen Ressourcen zu.
• Planung von Be- und Endladekapazitäten inkl. Personal, also eine mehrstufige Planung
• dynamische Berechnung von Durchlaufzeiten auf Basis der Produkte, Anzahl der Ladungsträger, Spedition, etc.
• Yard-interne Bewegungen: Gehören diese zum Yard oder zum WMS? Werden Materialien (bestandsgeführt) oder nur Ladungsträger bewegt oder beides?
• Integration der Behälterlogistik: Sind die Behälter serialisiert oder nicht? Kann durch Technologien wie RFID oder BLE eine ganzheitliche Betrachtung der Kreisläufe in den Systemen erzielt werden?
• Belade-Scannung: Diese kann typischerweise in beiden Systemwelten erfolgen.
  Ladungssicherung und entsprechende Dokumentation: Diese kann ebenfalls in beiden Systemwelten erfolgen.

Für alle Prozesse der Be- und Endladung gilt: Die systemische Abbildung ist essentiell. Daher müssen alle Buchungen zwingend zwischen allen Systemen synchronisiert und a jour gehalten werden. Auf diese Weise können auf Basis der entsprechenden System-Events Folgeprozesse angestoßen werden. Nur durch diese vollständige digitale Abbildung sind auch kontaktlose Schritte im Prozess z. B. zwischen LKW-Fahrer:innen und Logistikpersonal auf dem Werksgelände möglich.

Auch wenn noch nicht in allen Ländern der dafür notwendige gesetzliche Rahmen geschaffen wurde, werden in Zukunft alle Papiere elektronisch ausgetauscht werden – spätestens dann wird der Weg für den kontaktlosen, digitalen Austausch automatisch geebnet. Wichtige Dokumente wie die Ladeliste, Lieferscheine und Frachtpapiere werden immerhin bereits heute zunehmend digital anerkannt.

Daher müssen Yard-Management-Systeme den Dokumentenaustausch unterstützen, anstoßen und anreichern können. Zusätzlich müssen Dokumente bei Bedarf auch direkt aus dem Yard Management erstellt oder aber dort abgelegt werden können. Dabei spielt selbstverständlich das Thema Datensicherheit eine wichtige Rolle, da die entsprechenden Dokumente prozessgerecht den jeweiligen Partnern zur Verfügung gestellt werden sollen.

Beim manuellen Austausch von Dokumenten müssen letztere häufig noch als eine Art Self Service an einem Kiosk gedruckt werden, was den Prozess insgesamt verzögert. Bei Exportpapieren o. ä. ist dies heute noch häufig der Fall.

Schließlich erfolgt der Check-out – entweder mithilfe der Yard App oder am Terminal. Spätestens an dieser Stelle können digitale oder aber auch klassische Papierdokumente ausgestellt und an den Fahrer sowie die entsprechende Spedition weitergeleitet werden. Die Identifikation erfolgt erneut anhand eines zentralen QR Codes, der alle Yard-Aktivitäten als Klammer zusammenhält.

• Web-basiertes Unternehmensportal zur Kommunikation mit Spediteuren, Lieferanten, Kunden
  Schnittstellen zur Integration von WMS-/TMS- oder ERP-Prozessen
• Zeitfenstermanagement
• Ladestellensteuerung
• Mobile Apps (Anmeldung - Abruf - Navigation/Prozesssteuerung auf dem Werksgelände)
• Yard Cockpit/Hofliste
• Yard Designer
• Yard Visualizer
• Digitaler Dokumentenaustausch (eBOL/eCMR)
• KPIs / Reporting
• Flexible Workflows

Die Einführung eines digitalen und kontaktlosen Yard Managements bringt nicht nur vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie eine deutlich höhere Sicherheit für Logistikpersonal und LKW-Fahrer:innen mit sich. Auf dem Weg dorthin gehen zudem eine erhöhte Transparenz, größere Prozesssicherheit und häufig auch ganz allgemein effizientere Werksprozesse damit einer.

Doch mit der Implementierung eines derart smarten Yard Managements ist das Ende der Fahnenstange noch längst nicht erreicht. Ist die Werkslogistik erst einmal umfassend digitalisiert, eröffnet sich weiteres Zukunftspotenzial z. B. für Automatisierung. Viele Prozesse, darunter die Ladestellensteuerung lassen sich durch Informationen wie Real-Time ETA (Estimated Time of Arrival) nochmals optimieren. Auch eine automatisierte Mafi-Steuerung ist problemlos denkbar, wenn das Yard Management vollkommen digitalisiert ist und alle notwendigen Informationen ins System gespeist sind.

Check-Apps, z. B. zur Ladungssicherung oder für Gefahrgutprüfungen bieten sich an. Der nächste Schritt beim Check-in am Werkstor könnte eine OCR-Erkennung via Kamera sein, die LKWs bereits anhand des Nummernschilds identifizieren kann. Mittels IoT-Sensorik können etwa Behälter intelligent überwacht werden, um beispielsweise Temperaturschwankungen zu melden, die bei bestimmten Gütern einen Qualitätsverlust bedeuten könnten. Schließlich ist auch eine permanente Ladestellenoptimierung mit Aufzeigen von Optionen zur Auslastungsoptimierung auf Datenbasis kein Problem mehr.