Strategie : Deutsche Spedition Kukla verlagert Backoffice nach Griechenland

Der Arbeits- und Fachkräftemangel hat nun auch die Buchhaltungsbranche erwischt: „Die Situation auf dem deutschen Personalmarkt im Bereich Buchhaltung hat sich in den vergangenen fünf Jahren dermaßen zugespitzt, dass wir die Stellen im Backoffice nicht mehr besetzen konnten. Zeitgleich wuchs unser europäisches Netzwerk auf zwölf Standorte mit einer Verdreifachung unseres Gruppenumsatzes“, erklärt Kukla-CEO Knut Sander.

Damit sei auch der Bedarf größer geworden, eine Klammer um die dezentralen Strukturen zu spannen und administrative Tätigkeiten stärker zu bündeln. Deshalb hat die Spedition einen eher ungewöhnlichen Schritt gewagt: „Statt Buchhaltungstätigkeiten outzusourcen, haben wir eine eigene Beteiligungsgesellschaft in Griechenland gegründet, die für unsere europaweit verteilten Standorte bei Bedarf administrative Aufgaben übernimmt.“

Nach zwei Jahren Aufbauarbeit ziehen nun CEO Sander und Georgios Vagiopoulos, Geschäftsführer von Kukla Hellas, positive Bilanz: „Das Backoffice für unsere Buchhaltung nach Griechenland zu verlagern und dort aus zentral zu steuern, hat eine enorme Entlastung für das operative Geschäft gebracht.“ Ein Team von mittlerweile sieben Mitarbeiter:innen bucht für die Kukla-Gruppe monatlich durchschnittlich 8000 Belege und übernimmt weitere Backoffice-Tätigkeiten.

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Die guten Verbindungen nach Griechenland, gepaart mit den dort verfügbaren Fachkräften, gaben den Ausschlag für den neuen Standort in Hellas. „Als wir mit dem Backoffice starteten, lag die dortige Arbeitslosigkeit bei fast 15 Prozent. Darunter waren viele Arbeitssuchende mit Speditions- und Finanzkenntnissen“, so Vagiopoulos. Er sei dabei eine ideale Besetzung gewesen, heißt es von Kukla: Vagiopoulos ist bereits seit 2017 für Kukla in München tätig und hat zuvor fast 20 Jahre in Griechenland als Spediteur gearbeitet - und war einer der Köpfe hinter der Idee.

Die gute Lage auf dem griechischen Arbeitsmarkt spiegelt sich auch in der Kostenstruktur wider. Sander verdeutlicht: „Die Lohnaufwendungen fallen gegenüber Deutschland über 50 Prozent geringer aus.“ Zusätzlich sei die Qualität des Backoffice durch die Bündelung der Aktivitäten erheblich gestiegen.

Grob lassen sich die Aufgaben von Kukla Hellas in drei Bereiche gliedern. Gestartet ist das Unternehmen im November 2021 mit dem Kontrollieren und Verbuchen von Frachtrechnungen. Dank automatisierter Belegerfassung und elektronischer Buchung erfolgt dieser Prozess papierlos. Als zweiter Bereich ist mittlerweile die interne Verbuchung von Dienstleistungen innerhalb der Kukla-Gruppe hinzugekommen. Das dritte Aufgabenfeld befindet sich im Aufbau. Hier geht es um die Datenerfassung für Key-Accounts.

„Für uns ist die Etablierung des internen Backoffice in Griechenland ein echter Zugewinn. Die Mitarbeiter:innen in den operativen Einheiten können sich durch diesen Schritt stärker auf ihre operativen Tätigkeiten konzentrieren. Außerdem haben wir eine Inhouse-Lösung gefunden, mit der wir unabhängig von externen Dienstleistern bleiben", fasst Sander zusammen.

Nach der erfolgreichen internen Einführung will Robert Kukla den Service ab sofort auch auf externe Unternehmen ausweiten. „Wir gehen davon aus, dass andere Unternehmen in Deutschland ebenfalls nach Auswegen suchen, um Personalengpässe in der Buchhaltung aufzulösen. In Griechenland verfügen wir über freie Kapazitäten. Unser Team arbeitet nach den in Deutschland gängigen Standards und Qualitätsmerkmalen“, versichert Sander.